Не просто таск-трекер: как в Газпромбанке используют Jira и Confluence

Продуктами Jira и Confluence от Atlassian пользуются многие IT-компании, но в основном в них видят только таск-трекер и базу знаний. Рассказываем, какие дополнительные возможности Jira и Confluence используют в Газпромбанке. Делаем это вместе с командой развития продуктов Atlassian:

• Константином Лоссовым — продакт-оунером по системам Jira и Confluence;
• Евгенией Душиновой — руководителем продукта, главным методологом и хранителем бэклога команды;
• Александрой Скрипачевой — главным аналитиком, ответственной за разработку отчетов и экспертизу по Confluence;
• Евгенией Хамидуллиной — ведущим бизнес-технологом, методологом и ответственной за экспертизу по Jira.

Внедрение системы Atlassian в Газпромбанке

До 2016 года в банке не было единой системы хранения бэклогов и внутренних задач подразделений. Часть команд вела таблицы в Excel, другая использовала разные таск-трекеры. Сами задачи ставились тоже хаотично: бизнес-заказчик мог позвонить специалисту из команды, направить служебную записку или просто подойти в офисе.

Все команды по-разному выстраивали процессы, поэтому им было сложно состыковаться. Бизнес-заказчики не видели, на каком этапе находятся задачи и сроки их выполнения.

Чтобы упростить коммуникацию между подразделениями, команда, которая занимается развитием продуктов Atlassian в Газпромбанке, начала переводить сотрудников на Jira и Confluence.

Jira отражает реальный жизненный цикл работы команды. Например, основные этапы процесса производства программного обеспечения легли в основу жизненного цикла «Запроса на изменение»: это анализ бизнес-требований, планирование, разработка, тестирование и внедрение.

Стало понятно, что задачи аналитиков, разработчиков и тестировщиков могут состоять из разных этапов жизненного цикла со своими нюансами, поэтому их нельзя сделать одинаковыми.

Фиксированные этапы процессов могут варьироваться: например, некоторые команды между тестированием и выкаткой ПО тестируют доработку с заказчиком. В Jira можно гибко настроить работу практически под любые пожелания сотрудников.

Из Jira пользователи могут переходить в Confluence — общую базу знаний.

Как между собой связаны Jira и Confluence

В банковской вики-среде Confluence можно условно выделить 4 категории пространств:

1. Автоматизированные системы банка. Эти пространства нужны для хранения и формирования документации, артефактов и справочной информации по АС: руководства для пользователей и администраторов системы, информация по внедрению или выводу систем из эксплуатации. Сейчас в Confluence открыто почти 100 пространств из этой категории.
2. Базы знаний для сотрудников. Здесь собрана информация для юристов, андеррайтеров, блока казначейства, IT-специалистов. Чаще всего такие пространства закрыты от широкого круга лиц. А еще есть базы, где ведутся новости и дайджесты обновлений, собраны обучающие и справочные материалы.
3. Внутренняя документация по департаментам и управлениям. Например, в этих пространствах можно вести оргструктуру, график отпусков, дни рождения.
4. Проекты и программы банка. Эти пространства созданы, чтобы члены команды могли хранить материалы в одном месте и общаться друг с другом.

Контент в Confluence публикуется в виде страниц, которые постоянно обновляются. А еще они доступны для совместного редактирования несколькими пользователями.

На страницы можно добавлять динамические ссылки, вложения и видео. Интеграция с Jira позволяет добавлять на страницы Confluence информацию в виде таблиц и диаграмм в обе стороны.

Например, к запросу на изменение автоматизированной системы есть документация, которая хранится на странице Confluence. В запросе и на странице можно добавить блоки, в которых отобразятся ссылки и основная информация по системе. В Confluence при этом можно настроить формат и набор атрибутов к отображению.

Как в банке используют дополнительные возможности систем

Изначально, Jira — это решение для отслеживания задач и ошибок. Но на самом деле потенциал системы безграничен: с ее помощью можно автоматизировать процессы подразделений, формировать отчетность, гибко настраивать оповещения по событиям на почте.

Прозрачные процессы и отчетность

С помощью реализованных настроек в Jira происходит передача задач от бизнес-заказчика в производство. Команда разработки получает в свой бэклог верхнеуровные задачи и декомпозирует их до уровня исполнителей. Бизнес-заказчик в любой момент может получить информацию по статусу и сроку задач. Еще в Jira он может взаимодействовать с подрядчиками.

Коммуникацию в Jira вести удобнее, чем с помощью писем или обмена файлами. Вся информация находится в одном месте, пользователи видят ее и получают уведомления об изменениях.

Отследить можно все этапы, от бизнес-идеи до выкатки в прод. В системе есть инструменты фильтрации и отчетности для сбора статистики по запросам, например, дата релиза, нагруженность стендов, прохождение тестов или просрочки по поручениям.

Автоматизация процессов

Чтобы организовать ведение разносторонних задач и процессов, команда развития продуктов Atlassian модифицирует системы с помощью скриптов и настраивает интеграционное взаимодействие с другими автоматизированными системами банка.

Кроме самописных решений специалисты внедряют готовые расширения для Jira и Confluence. Например, для увеличения возможностей стандартного блока отчетности был закуплен отдельный модуль BI для Jira. Confluence получил отдельный плагин для построения различных диаграмм внутри интерфейса системы.

На определенном этапе развития процесса тестирования в банке стало не хватать единого места хранения и отражения статусов тестов. Дефекты уже фиксировались в Jira, поэтому команда решила установить дополнительный модуль тестирования Xray.

Чем сейчас занимается команда Atlassian

Собирает обратную связь с пользователей и дорабатывает функционал по их пожеланиям

Команда взяла курс на открытость и клиентоориентированность, чтобы соответствовать общей тенденции развития банка. Что уже сделали по этой части:

• Завершили ребрендинг пространства команды на Confluence. Все материалы постоянно обновляют и улучшают.
• Открыли доступ к бэклогу доработок команды для всех пользователей.
• Создали форму обратной связи, чтобы собирать требования и пожелания пользователей.

Готовится к обновлению систем до последней версии

Обновление до новой версии откроет для пользователей доступ к новым возможностям и функционалу. Сейчас идут подготовительные работы: обновление на тестовом стенде, устранение дефектов, проведение нагрузочного тестирования.

Проводит образовательные мероприятия

Команда организует воркшопы, чтобы:

• Познакомить с системой новых сотрудников.
• Показать командам, как работает новая функциональность.
• Получить обратную связь от заказчика и собрать требования к доработкам или предложения по улучшению.

Сейчас в работе вводный курс для новых специалистов, чтобы они могли быстрее разобраться в системах и организовать свою работу.

Для опытных пользователей прорабатываются материалы о фишках систем, которые помогают упростить работу.

Команда старается постепенно углублять знания сотрудников банка о Jira и Confluence, чтобы показать, что эти системы не просто таск-трекер и база знаний. Они помогают управлять внутренними процессами банка и подходят пользователям, которые хотят повысить эффективность и прозрачность своей работы.