Удобно для сотрудников и безопасно для банка: как IT-команда внедрила ЭДО
На этой странице

Как реализовывали ЭДО

Что изменилось с переходом на ЭДО



Тэги
системы
Удобно для сотрудников и безопасно для банка: как IT-команда внедрила ЭДО

Чтобы подразделения банка могли эффективно работать и быстро получать все необходимое для реализации проектов, специалисты проводят закупки. А еще ведут бухгалтерский и налоговый учеты. Это тысячи актов, счетов и других документов, которые собирают в рамках административно-хозяйственной деятельности (АХД).

До пандемии все бумаги передавали между кабинетами и зданиями через внутреннюю систему доставки, отправляли с курьерами и по почте в другие организации и города. В конце марта 2020 года 80% сотрудников Газпромбанка перешли на удаленку, работать с бумажными документами стало сложно и дорого. Чтобы упростить эту задачу, ввели электронный документооборот (ЭДО).

Рассказываем, как реализовали проект и почему настроить ЭДО — задача не из простых. Делаем это с начальником Департамента внутренних сервисов Максимом Черновым, начальником Управления развития учетных сервисов Еленой Давидко и начальником Отдела внутренних сервисов на платформе 1С Иваном Богдановым.

Как реализовывали ЭДО

Работа проходила в два этапа: первый занял два месяца, а второй длился год.

Запуск внешнего сервиса электронного документооборота

Чтобы документами можно было безопасно обмениваться онлайн, государство разработало правила и требования, по которым должны работать участники ЭДО. Например, подписать акт или счет-фактуру можно только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Она защищается криптографическим шифрованием и сертификатом с ключом для проверки, поэтому считается равноценной подписи от руки.

Доступ к электронному документообороту дают сертифицированные операторы. Так, для АХД Банка ЭДО обеспечивает оператор «Электронной торговой площадки Газпромбанка» (ЭТП ГПБ). Чтобы использовать внешний сервис и сохранить безопасность внутренних систем, пришлось разбить передачу документов на два параллельных процесса.

Процесс № 1. Акты и счета, которые нужно отправить контрагентам банка, загружали в личный кабинет ЭТП ГПБ. Система автоматически проверяла документы и отправляла их двумя способами:

  • напрямую, если получатель сотрудничает с оператором банка ЭТП ГПБ;
  • через роуминг — технологию обмена между разными операторами ЭДО.

Процесс № 2. Когда клиент отправлял в банк подписанный документ, сотрудники вручную загружали файл в локальную сеть. Дальше его проверяли на наличие вирусов или вредоносных программ. Затем отправляли в каталог локальной сети, откуда файл мог забрать сотрудник. Чтобы использовать полученный и подписанный от клиента документ внутри банковской сети, нужно было вручную зарегистрировать его в автоматизированной системе для последующей обработки: указать, например, от какого контрагента получен счет и на какую сумму.

После того, как запустили электронный документооборот, пришло время для следующего этапа.

Интеграция внешнего сервиса с внутренней банковской системой

Если представить, что площадка оператора ЭДО — это большой торговый центр, то пользователям нужно приходить туда лично, чтобы решить свои задачи. Интеграция помогла организовать «службу доставки». На выстраивание такой схемы работы понадобился год.

Техническая реализация включала:

  • Адаптацию системы автоматизации АХД для работы с электронными документами.
  • Подключение модуля электронного документооборота, который основан на базе 1С «Клиент ЭДО».
  • Внедрение системы электронного согласования документов на базе программы 1С «Документооборот».
  • Разработку транспортного модуля, который обеспечивает взаимодействие систем банка с внешним миром. Он нужен для обмена данных, контроля входящего и исходящего трафика.
  • Обучение платформы ЭДО работать с системой периметральной защиты банка, чтобы не допустить проникновения вредоносных программ во внутреннюю сеть.
  • Интеграцию личного кабинета ЭТП банка (ЛК ЭТП) с системой для анализа АХД 1С. Благодаря этому получилось синхронизировать работу с электронными документами в обеих системах. Подписант может работать с файлами в личном кабинете, например из дома или в офисе через АХД 1С.

В процессе эксплуатации ЭДО пользователи оставляли предложения, как улучшить сервис. Благодаря одной из рекомендаций команда реализовала функцию, которая контролирует сроки и параметры доверенностей в системах ЭТП и АХД 1С. Когда пользователь вносит данные о доверенности в одну АС, информация синхронизируется, и контроль работает в обеих АС.

Что изменилось с переходом на ЭДО

Интеграция систем улучшила взаимодействие с электронными документами сразу по нескольким параметрам.

Сотрудники, которые занимаются АХД, не тратят время на загрузку файлов, выгрузку и перенос. Они формируют и отправляют на подпись акты и счета сразу во внутренней системе банка и здесь же получают документы от контрагентов. Данные в карточку АХД загружаются автоматически.

В любой момент можно отследить, где находится документ и что с ним происходит. Это полезно для головных подразделений, которые занимаются контролем затрат и сопровождением покупок.

Снизились расходы на доставку и курьеров, бумагу, принтеры и электроэнергию. В бумажном виде банк обменивается документами только с теми контрагентами, которые не подключились ни к одному из операторов ЭДО.

Сократилось время, которое необходимо, чтобы согласовать и подписать документы. Раньше на одну подпись от сотрудника банка менеджер тратил в лучшем случае сутки: распечатывал документ, отвозил его или передавал с курьером, получал подпись и печать, возвращался и делал скан для внутренней системы учета. Сейчас подписанту нужно нажать одну кнопку, чтобы утвердить документ.

Подписант может утвердить документы в любое время. В офисе Газпромбанка он работает в привычном интерфейсе АХД, где отображаются все необходимые файлы на подпись. Если он дома или в командировке, то заходит в личный кабинет оператора ЭДО и там подписывает документы УКЭП.

Когда Газпромбанк перешел на электронный документооборот и интегрировал его с собственной системой, время на подписание одного акта или счета сократилось с нескольких недель до 2–3 дней. Выросла скорость обработки документов: больше не надо ждать 3 дня, пока письмо дойдет из Москвы до Новосибирска, а потом столько же — в обратную сторону.

В планах команды расширить клиентскую базу ЭДО и распространить его в региональных филиалах. Это поможет не только ускорить документооборот, но и усовершенствовать его. Ведь операторы в регионах могут предъявлять свои требования к документам и их обработке, а значит, надо искать оптимальные решения, которые устроят всех.

Другие статьи по теме

20 Сентября, 2022

Performance Management: платформа, которая помогла увеличить продажи на 12%

Как в банке разработали автоматизированную систему Performance Management

Читать

13 Сентября, 2022

Как в Газпромбанке автоматизировали экспертизу документов

Рассказываем, как автоматизировали проверку документов, которые предоставляют клиенты.

Читать

8 Августа, 2022

Как система управления ликвидностью помогает планировать денежные потоки

Рассказываем, как в Газпромбанке разработали систему управления ликвидностью.

Читать

8 Июля, 2022

Все услуги на одной платформе: как экосистема Газпромбанка помогает бизнесу

Рассказываем как появилась единая экосистема Группы Газпромбанка.

Читать

27 Июня, 2022

Зачем Газпромбанку система управления взаимодействием и как ее улучшают

О том какие задачи решает автоматизированная система управления взаимодействием Газпромбанка.

Читать

16 Июня, 2022

Нервная система Газпромбанка: нюансы работы сервисно-интеграционной платформы

Вместе с экспертами рассказываем, как работает сервисно-интеграционная платформа Газпромбанка и какие задачи решает.

Читать